Administrasi

  1. TUJUAN

Memberikan panduan yang lengkap bagi administrasi dalam mengelola dokumen surat menyurat dan pengendalian tata persuratan dan kearsipan dilingkungan ISI Padangpanjang mulai dari penerimaan surat, arsip surat dan surat keluar serta pendistribusian surat.

 

  1. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi:

  • Surat Masuk
  • Surat Keluar

 

  1. REFERENSI
    • Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan
    • Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
    • PP Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No 43 Tahun 2007
    • DDC, Daftar Tajuk Subyek, Daftar Tajuk Pengarang, Daftar Tajuk Geografi, AACR.

 

  1. DEFINISI

SOP Administrasi  adalah suatu kegiatan mengelola surat menyurat yang dimulai dari surat masuk, surat keluar dan pendistribusian surat tersebut dalam memperlancar administrasi suatu unit.

 

  1. PROSEDUR ADMINISTRASI

5.1.   Surat Masuk

5.1.1.     Dokumen surat diterima dari unit lain

5.1.2.     Staff memeriksa surat yang masuk

5.1.3.     Staff mencatat surat yang masuk kedalam buku catatan

5.1.4.     Staff mendistribusikan surat tersebut kepada yang bersangkutan

5.1.5.     Staff membuat laporan yang ditandatangani oleh Kasubbag

 

5.2.   Surat Keluar

5.2.1.     Kasubbag Membuat konsep surat

5.2.2.     Staff mengetik konsep yang diberikan oleh Kasubbag

5.2.3.     Kasubbag memeriksa hasil ketikan surat. Jika ada kesalahan maka surat diberikan kembali kepada staff untuk diperbaiki

5.2.4.     Kepala UPT Peprustakaan menandatangani surat tersebut

5.2.5.     Staff  membubuhkan stempel pada surat tersebut

5.2.6.     Staff mendistribusikan surat.